Nesse artigo o principal objetivo é falar a respeito de algumas ferramentas que podem facilitar a gestão e o alcance dos resultados na empresa.
Quando falamos em ferramentas de gestão muitas vezes surgem algumas dúvidas a respeito do que seriam ferramentas de gestão essas ferramentas são equivalentes às que você utiliza quando vai fazer uma manutenção em alguma coisa, como uma chave de fenda um alicate, entre outros, enfim qualquer ferramenta que possa ter uma caixa de ferramentas comum.
Assim as ferramentas de gestão vem para o mesmo motivo elas facilitam você agiria melhor o seu negócio e conseguir os resultados que você espera você pode até tirar um parafuso sem usar uma chave de fenda mas com certeza com a chave de fenda é bem mais fácil.
Nesse artigo vou falar sobre 7 ferramentas que são super importantes na gestão de uma empresa que são:
- Gestão à Vista
- Benchmark
- 5 Porquês
- Pareto
- 5w1h
- Reunião Diária
- Reunião Mensal
Então vamos lá.
Gestão à Vista
Gestão à vista é uma ferramenta bem simples de se utilizar mas que é utilizada muito pouco nas empresas, especialmente as pequenas empresas por muitas vezes os empreendedores não acreditam na efetividade dessa ferramenta de gestão.
Infelizmente esses empreendedores estão enganados essa ferramenta é muito efetiva e tem uma força de gerar resultados positivos muito grande dentro do negócio.
Gestão à vista basicamente são formas de você deixar exposto os resultados ou tarefas e ações que o seu time deve alcançar ou cumprir.
Se objetivo da gestão à vista for para acompanhar um resultado basta em uma cartolina, uma folha A4, folha A3, em qualquer lugar que você possa escrever e colocar na parede de forma exposta, construir um gráfico com algumas informações sobre essa meta.
Esse gráfico deve conter as seguintes informações meta nome do indicador nome do responsável por aquela meta se o indicador é melhor para cima ou para baixo e o mês de vigência do resultado que está sendo acompanhado ou se for um indicador para acompanhar mensalmente todos os meses vão estar especificados já ali naquele gestão à vista.
Com essas informações expostas no seu gestão à vista você deve orientar o responsável a atualizar esse quadro de gestão à vista com o resultado real daquele indicador sendo que se o resultado estiver abaixo da Meta ele deve ser marcado com uma caneta vermelha e seu resultado estiver acima da Meta ele deve ser marcado com uma caneta Verde dessa forma a gente consegue destacar resultados positivos e negativos.
Se caso o objetivo for para acompanhar a execução de ações você pode simplesmente listar essas ações de uma folha com o nome do responsável e o período até quando essa ação deve ser executada colocando uma divisão onde o responsável poderá marcar se a ação está executada ou não.
Com essa ferramenta de maneira bem simples você consegue expôr resultados para o seu time acompanhar se as metas estão sendo atingidas, além de recompensar os responsáveis por resultados positivos e gerar um incômodo para resultados abaixo do esperado.
É uma ferramenta muito simples e que deve ser colocada em prática agora por você no seu negócio.
Agora vamos falar um pouco sobre benchmarking, uma ferramenta que pode te ajudar a definir melhor as suas metas.
Dá uma olhada neste vídeo que eu falo mais a respeito do Gestão à Vista
Benchmark
Benchmarking é uma ferramenta que utilizamos para poder analisar resultados internos ou externos ao nosso negócio a fim de entender se as metas que vamos definir estão alinhadas ao meu Mercado ou aos resultados que já gerei internamente naquele indicador específico.
Objetivo com essa ferramenta é comparar os resultados da sua empresa de um indicador específico com resultados de empresas do mesmo mercado de porte equivalente ou até mesmo resultados que o seu negócio já gerou para aquele indicador.
É uma ferramenta simples de ser utilizada e o objetivo é realmente comparar os resultados a fim de definir uma meta que tenha aderência com os resultados já alcançados internamente no negócio ou com a sua concorrência.
Com isso você consegue definir uma meta que não seja muito desafiadora, é impossível de se alcançar mas que também não esteja aquém do potencial do seu negócio além de também definir metas que tenham aderência com os resultados que já são gerados pela sua concorrência.
Toda vez que se for definir uma nova meta é importante que essa ferramenta seja utilizada.
A próxima ferramenta é os 5 porquês, uma ferramenta que auxilia na identificação das causas fundamentais dos problemas dentro da empresa.
5 Por ques
Como disse, 5 porquês é uma ferramenta que auxilia na identificação das causas fundamentais dos problemas dentro da sua empresa.
Eu fiz um vídeo explicando o passo a passo de forma prática para a utilização desta ferramenta, dá uma olhada bem aqui
Mas para resumir um o 5 porquês é uma ferramenta que faz com que, através de perguntas de porque, você consiga identificar a causa fundamental de um problema que está impedindo o alcance de um resultado ou de problemas rotineiros no negócio que você não sabe a causa fundamental e para que saber a causa fundamental de um problema né saber a causa do fundamental de um problema é muito importante pois só desenvolvendo uma Ação focada na causa fundamental você vai resolver de forma definitiva esse problema.
Quando as ações são desenvolvidas e não tenho foco na causa fundamental por muitas vezes os problemas que foram tratados com a ação não são resolvidos e acabam acontecendo novamente isso acontece, pois na ação que foi desenvolvida a causa fundamental não foi bloqueada.
Essa ferramenta é uma ferramenta muito útil na gestão do seu negócio e pode te ajudar a resolver problemas de forma definitiva.
A próxima ferramenta que vamos abordar será o Pareto, uma ferramenta que serve para priorizar os problemas que mais impactam no resultado.
Vem comigo.
Pareto
Pareto ou 80/20 como também é conhecido, é uma ferramenta que serve para priorizar problemas que mais afetam os resultados do seu negócio.
De forma geral o Pareto busca listar todos os problemas que influenciam no seu resultado e definir quais desses problemas têm maior impacto no resultado que está sendo analisado.
Fazendo essa priorização você faz com que as ações que você toma no seu negócio tenha uma efetividade muito maior, assim cada ação tem um impacto positivo significativo no seu resultado.
É uma ferramenta imprescindível para qualquer gestor de empresa e deve ser utilizada de forma constante toda vez que for desenvolvida uma análise a fim de descobrir os maiores problemas que impactam o resultado.
Como já escrevemos o artigo a respeito não vou me alongar muito mais recomendo fortemente que você acesse o link estude o artigo pois vai te ajudar muito no dia a dia aí na empresa.
A próxima ferramenta que eu vou está bordando agora é a ferramenta que nós chamamos de 5w 1 H ou 5w 2 h essa ferramenta ajuda no desenvolvimento de ações bem estruturadas que aumentam a possibilidade de resolver os problemas que estão sendo atacados.
5W1H
Fiz um vídeo falando um pouco sobre o 5W1H e também sobre o 3W1H dá uma olhada aqui.
Como disse, o objetivo é montar ações bem estruturadas a fim de aumentar a efetividade das mesmas e facilitar a gestão dos planos que estão sendo desenvolvidos.
Não vou me alongar muito nessa ferramenta mas recomendo que você estude o artigo que postamos anteriormente e entenda bem como utilizar o 5w2h no dia a dia do seu negócio.
De maneira sintética 5w2H é uma estrutura que possibilita organizar todas as informações necessárias para uma ação bem estruturada.
Então dá uma olhada no vídeo que você vai aprender muito bem como usar essa ferramenta aí na empresa.
A próxima ferramenta é uma ferramenta que a gente vê muito empresário com receio de utilizar também, mas a ferramenta bem simples é uma ferramenta que é muito útil para o dia-a-dia do negócio que são as reuniões diárias.
Reuniões Diárias
Reuniões diárias são reuniões que são realizadas Como o próprio nome diz diariamente e que tem como objetivo discutir os desafios que foram encontrados no dia anterior do negócio e também traçar as estratégias e ações que serão desenvolvidas no dia atual.
São reuniões rápidas no máximo de 15 minutos que devem ser desenvolvidas com todo o time em pé, e de forma bem objetiva e focada a fim de não alongar muito o desenrolar da reunião.
O principal objetivo é discutir sobre os problemas do dia anterior que impactarão nos resultados, além de entender os desafios do dia atual e traçar ações de contra medida a fim de evitar que esses desafios já mapeados impactem no resultado que será buscado no dia.
Além disso, essas reuniões fazem com que o seu time entenda melhor quais as tarefas que serão desenvolvidas naquele dia, além de novas orientações que podem ser passadas para o time logo no começo do dia a fim de que já sejam executadas.
É uma ferramenta muito útil pois faz com que o seu time já comece o dia bem alinhado e ainda possibilita que você dê uma injeção de motivação nesse time.
Para empresas menores devem ser desenvolvidas entre o dono da empresa e o seu time e para empresas maiores deve ser desenvolvida entre o responsável da área e o time que é responsável.
Não deixe de fazer essas reuniões por pressa ou falta de tempo, elas são imprescindíveis e terão impacto muito positivo tanto no resultado quanto no clima da sua empresa.
A próxima e última ferramentas são as reuniões mensais que são as famosas as reuniões de resultado vamos lá.
Reuniões Mensais
As reuniões mensais são desenvolvidas com foco na discussão e análise dos resultados alcançados no mês.
Essas reuniões devem ser Preparadas e estruturadas a fim de terem os resultados consolidados das principais metas que estão sendo trabalhadas na empresa.
A fim de que os resultados do mês em comparação com a metas sejam apresentados e discutidos entre o dono do negócio e seus colaboradores.
Todo o time deve estar envolvido nessas reuniões e cada responsável por uma meta deve apresentar o seu resultado e em caso de desvio em relação à meta apresentar as ações de contra medida que já foram desenvolvidas Antes da reunião.
Essas ações poderão ser discutidas e criticadas entre os pares e pelos gestores da empresa.
Além da análise e discussão dos resultados e ações devem ser apresentados os status das ações que já foram planejadas a fim de se avaliar quais ações estão em atraso a serem executadas ou em execução.
O foco dessa reunião é 100% o resultado do negócio tanto dos indicadores e metas quanto das ações planejadas.
É uma reunião imprescindível para melhoria constante dos resultados e alcance das metas dentro da empresa.
Deve ser guiada pelo diretor da empresa, mas como disse anteriormente apresentada pelos responsáveis de cada meta indicador que será discutido na reunião.
Com essa ferramenta de reuniões mensais fechamos as 7 melhores ferramentas de gestão para sua empresa, não perca tempo e comece a utilizar a partir de hoje todas essas ferramentas aí no seu negócio pode ter certeza que você vai conseguir ótimos resultados aí na empresa.
Aproveite se você tem aí algum amigo que tem empresa ou é gestor e que essas ferramentas podem fazer sentido para ele e compartilha com ele esse artigo marca ele aí numa postagem no Facebook, Instagram ou no Linkedin.
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