Uma empresa sem rotina é um atelier. Logo, o gerenciamento é decisivo e determinante no sucesso ou fracasso da mesma, uma vez que gerir significa guiar seu negócio para um objetivo final. Tal direcionamento só é possível quando se conhece a realidade mercadológica, financeira e produtiva da sua empresa, domina os processos críticos e define onde quer chegar.
Você sabe identificar uma situação de anomalia no seu processo? Sabe como agir diante dela?
Professor Vicente Falconi no livro “O Gerenciamento da Rotina do Trabalho no dia a dia” explica a fundo como melhorar a rotina da sua empresa. Separei algumas dicas valiosas de como conhecer e controlar os processos decisivos do seu negócio:
Defina Funções
No livro, o Professor Falconi coloca como primeiro passo definir o tipo de trabalho de cada funcionário, ou seja, a função que ele desempenha na organização. As funções podem ser separadas em dois grupos: gerenciais (direção e gerenciamento) e operacionais (supervisão e operação).
É de extrema importância que os funcionários entendam as tarefas por eles desempenhadas bem como o impacto delas nos processos e resultados do negócio. Importante! Funções gerenciais e operacionais existem em qualquer tipo de negócio. Caso a empresa seja composta somente por você ou por vários funcionários, algumas tarefas serão operacionais – requerem um padrão de execução – e outras gerenciais, como análises de resultados e correção de problemas. Portanto, é importante sabermos diferenciar cargo de função.
Prof. Falconi utiliza nesse livro um famoso diagrama, conhecido como Diagrama de Nemoto que explicita duas situações de execução de um trabalho em uma função: uma situação normal e uma situação de anomalia. Na primeira, o trabalho acontece visando o alcance de metas e melhoria de resultados: a função supervisão treina a função operação na execução de novos padrões; já na segunda, o objetivo é solucionar o problema (anomalia): a função operacional relata a anomalia à função supervisão que registra e conduz uma análise buscando a eliminação da causa imediata e resolução do problema instantaneamente, pois precisamos apagar o incêndio antes de analisarmos a causa dele.
Imagem: Diagrama de Nemoto
Definir as funções ajuda determinar responsabilidades e direcionar cobranças. A escolha dos responsáveis tem como premissa a estreita relação entre responsabilidade e autoridade: é necessário que haja um responsável pelo resultado do processo com autoridade sobre os meios utilizados. Para isso é recomendável implantar as ferramentas que viabilizem o exercício de autoridade e responsabilidade em cada setor e processo da empresa. São elas: fluxos de processo, os procedimentos operacionais padrão (POP), os gráficos de gestão à vista, dentre outras.
Padronize os Processos
No contexto da melhoria do gerenciamento da rotina do dia a dia o professor diz que entender o negócio é uma tarefa fundamental e sutilmente enriquecedora. Cada negócio tem seu propósito e gera determinado valor. Entretanto, não é sempre que este propósito é unanimidade entre os envolvidos, logo o entendimento do valor gerado pelo negócio não é claro para todos. A adoção do desenho do negócio como primeiro estágio da arrumação da casa é fundamental para alinhar conceitualmente o valor que este gera, para quem este valor é gerado e quem contribui para este processo.
Vários são os processos que rodam dentro de uma organização. Um dos segredos para o sucesso do gerenciamento com foco em resultado é definir quais são críticos, ou seja, aqueles que influenciam diretamente no resultado da empresa, os que apresentam alto índice de refugo e paradas, ou ainda aqueles produtos ou serviços que apresentam alto índice de reclamação dos clientes.
Definidos os processos críticos deve-se agora estabelecer – caso não haja – um procedimento operacional padrão (POP) para sua execução, ou seja, operacionalizar o processo. Deve ser feito analisando a tarefa de perto e delimitando quais ações contribuem para a excelência daquele trabalho. É necessário que gerente, supervisor e operador estejam alinhados.
Práticas de padronização como o POP, 5S, dentre outras, contribuem para alinhar a forma de atuação dos diversos envolvidos em uma maneira organizada e constante de trabalho. Estas ferramentas diminuem o tempo gasto na busca de recursos, materiais e informações, consequentemente, os tempos de entrega e as possibilidades de acidentes. Por outro lado, viabilizam a organização da área de trabalho, remoção de materiais desnecessários e clareza no ambiente onde o trabalho é executado. Finalmente, organizam a forma com que cada envolvido se porta, evitando que membros de uma mesma equipe priorizem interesses e objetivos diferentes.
Padronizados os processos críticos, é hora de treinar os funcionários e acompanhar os resultados do seu processo.
Monitore os Resultados
Padronizados os processos, deve-se acompanhá-los a fim de detectar os problemas gerados, ou seja, as causas que impedem sua execução com excelência. Identificados os problemas, estabelecem-se ações pontuais para corrigi-los. Como?
No livro Gerenciamento da Rotina no dia a dia, o Professor Falconi utiliza como metodologia de base o PDCA: Planejar, Executar (Do), Checar e Agir, um método desenvolvido por Deming e aplicado no Japão pós Segunda Guerra.
A principal função do Gerente é atingir metas, para isso é necessário estabelecer plano de ação específico (gestão em andamento). Nele são determinados valores os quais a alta direção acredita que a empresa deve performar (metas). Em seguida são estabelecidas tarefas e processos que a empresa acredita que levarão ao alcance das metas, afinal, como o próprio Professor Falconi afirma, “São as ações que batem metas!” – Planejar (P). Então estas tarefas e processos são executados por um determinado período – Executar (D).
Monitorar consiste em mensurar – dia a dia – os resultados desses processos e analisar se estão dentro dos limites estabelecidos. Esse monitoramento pode ser feito pelas cartas de controle e/ou gráfico sequencial. É importante definir um item de controle para cada problema, analisar a situação atual e a meta estabelecida dia a dia, expondo os resultados através de gestão a vista. – Checar (C). Por fim, agir sobre aquele resultado. Caso não esteja dentro do esperado ações corretivas devem ser tomadas. Caso o resultado atenda às expectativas, estabelecer metas mais audaciosas. – Agir (A).
É nesta fase que se definem como as ferramentas e processos têm contribuído para o alcance de resultados, quais podem agregar à rotina do dia a dia e de que forma devem ser controladas. É através dos padrões que a rotina acontece. Resumindo, você define com o método para onde deve ir, o que te impede de chegar lá, como resolver esses desafios, acompanhar seus resultados e definir ações caso apresentem desvios em comparação às metas.
Lidere uma Equipe com Foco em Resultado
O resultado de uma empresa define a eficácia atual com que ela realiza seu propósito e gera o valor ao mercado. Nesse sentido, é necessário mensurar esta eficácia de alguma forma. Com isso, são estabelecidos indicadores que traduzem numericamente as características mais importantes do funcionamento desta empresa.
De posse dos números coletados, torna-se possível definir as metas necessárias à sobrevivência do negócio. Nessa definição de metas, Vicente Falconi deixa claro que se quisermos sobreviver no mercado global devemos buscar sermos os melhores do mundo naquilo que fazemos, portanto na hora de definir sua meta lembre-se desse conceito. Toda meta deve conter objetivo, valor e prazo. A análise do patamar de resultado atual frente ao definido como meta é o que permite identificar quais mudanças são necessárias.
Com a verificação periódica dos resultados é possível agir de maneira eficiente no problema identificado, reverter resultados negativos, manter e melhorar os positivos. Para isso é necessário a visão de que todos os funcionários são responsáveis pelas metas e só o conhecimento, controle e ações que as afetam levam ao resultado.
É obrigação do líder conduzir seu time na geração de mudanças necessárias para o alcance de resultados extraordinários, garantindo o sucesso da empresa e de seus colaboradores. Portanto, estabeleça metas audaciosas, crie um ambiente propício para o desenvolvimento total de seus colaboradores, ensine sua equipe a melhor maneira de executar a tarefa, treine seus funcionários, assegure que tenham conhecimento do processo e sejam orientados para resultados, tomando atitudes que buscam sempre o atingimento das metas, evitando assim desperdício de tempo, dinheiro e produtividade.
Aqui na Weedu soluções iniciamos o nosso projeto arrumando a casa, definindo os resultados prioritários, mapeando as funções e identificando processo críticos, avançando nesta estrutura e organização da empresa. Você gostaria de ter esse tipo de solução na sua empresa? Fale conosco.
