O dia a dia das pequenas empresas é movimentado, obrigando o empresário a lidar com problemas e decisões de diversos tipos e complexidades. Fica fácil se perder se não houver uma programação definida previamente sem contar que o risco de encerrar o dia sem conseguir resolver todos os problemas é bem alto. Concorda?
Esse contexto pode se estender pelo ano todo e, quando percebe, não foi possível avançar tudo o que se tinha planejado para o período. No pior caso a empresa pode se ver em uma situação pior que a do início do ano, mas normalmente muitas empresas se vêem com dificuldade em verificar se os resultados obtidos ao final de um ano foram satisfatórios. Isso acontece com você e sua empresa?
É preciso evitar esse tipo de armadilha, não é mesmo? Para isso, não basta listar diariamente uma série de tarefas que precisam ser concluídas dentro de um tempo apertado, sob risco de as tarefas por si só já estarem desalinhadas com um objetivo maior e elas mesmas se tornarem um problema, na medida em que é preciso orientar constantemente a equipe e garantir que eles também tenham o mesmo senso de urgência que você.
A melhor forma de garantir uma evolução contínua da empresa é trabalhar com a definição de metas claras e objetivas, que sejam possíveis de serem alcançadas, mas que representam um desafio ao atual patamar de resultados da empresa. A definição e o alcance de metas são a melhor forma de se garantir que os maiores problemas da empresa serão priorizados.
Neste artigo, vamos te ensinar algumas práticas que podem ser adotadas para viabilizar a definição e o alcance de metas na sua empresa.
Meta = Objetivo + Valor + Prazo
Na prática, muita gente discute metas com pouco critério, como se fossem resoluções de fim de ano, anotadas em um papel que se perde no decorrer do ano. É preciso garantir um nível mínimo de critério para definir metas para sua empresa. Toda meta deve ter um objetivo claramente definido, um valor atribuído a este objetivo e o prazo para alcançá-la.
Um simples exemplo é a meta de vendas da sua empresa. O objetivo geral já é bastante claro, ou seja, vender. No entanto, é preciso definir o valor que será vendido durante o período. Exercem influência sobre este valor meta o comportamento das vendas nos últimos anos e mesmo dentro dos meses de cada ano, em função da sazonalidade, além dos produtos que farão parte das vendas. Ao se fazer estas perguntas, você se permite antecipar o que precisa ser feito e, principalmente, como será feito.
Além do objetivo de vender e do valor atrelado a este objetivo, ainda é necessário definir uma data limite para alcance da meta. Normalmente, define-se o último dia do ano como prazo limite. No entanto, em muitas empresas, principalmente indústrias, o último mês do ano pode não ser tão favorável às vendas, o que exige um planejamento que garanta o alcance da meta antes.
Toda meta tem um contexto
A pergunta que fica é “Qual devem ser minhas metas?”. Em primeiro lugar, não caia na tentação de transformar tudo em meta. É preciso ter bastante clara a diferença entre meta e ação ou tarefa. O nível de complexidade e desafio de uma meta é infinitamente maior que o de uma ação. Portanto as metas devem estar ligadas aos maiores objetivos da empresa.
A definição de metas é parte de um contexto de discussão das prioridades que a empresa quer ter para o período. O ideal é atrelar as metas a uma visão de longo prazo da empresa, avaliando como ela vem se comportando ao longo dos últimos anos e como ela precisa evoluir nos próximos anos.
Vender, Reduzir Custos e Reduzir Despesas costumam aparecer entre os principais objetivos de toda empresa, mas também é possível definir metas para problemas operacionais, financeiros ou até ligados à equipe. O importante é que façam parte de uma visão de prazo mais longo e que estejam ligadas a problemas prioritários da sua empresa.
Uma boa forma para identificar problemas é avaliar que situação na sua empresa é indesejada. Pode-se considerar como problema toda situação ou resultado indesejado. Após esta identificação, se o problema estiver diretamente ligado ao resultado de curto e longo prazo da sua empresa, ele pode ser um excelente candidato a meta.
Como você enxerga seu negócio daqui a 5 anos?
Em nossa experiência, verificamos que muitos empresários não gastam o devido tempo em pensar sua empresa de forma estratégica. Pode parecer trivial e filosófico demais, mas é importante pensar sua empresa em um período mais longo. É importante se perguntar sempre que nível de faturamento você deseja para o seu negócio, que produtos e mercados você deseja atender, que contexto você deseja para sua empresa nos próximos anos.
Estes questionamentos normalmente geram visões com certo grau de complexidade. A primeira conclusão que se chega é “Estou longe desse patamar!”. No entanto, é preciso avaliar qual é esta distância para a visão avaliada, a fim de identificar o que precisa ser feito a cada ano para se alcança-la.
A definição de uma visão como esta é sua tarefa mais valiosa, pois define o norte a ser perseguido por você e sua equipe e garante uma referência para se avaliar, ao final de cada ano, qual a evolução obtida pela empresa.
Quais os desafios atuais?
Na avaliação da visão de longo prazo, é preciso identificar como os desafios deste período mais longo precisam ser trabalhados hoje. Voltando ao exemplo das vendas, suponhamos que você defina como meta alcançar 2 vezes mais vendas nos próximos 5 anos. O que significa vender 2 vezes mais em termos de faturamento (R$)? E em quantidade de produtos?
Obtidas estas informações, o que pode ser feito no ano 1? Qual o faturamento necessário para o ano 1 a fim de se garantir a evolução da empresa para o patamar desejado em 5 anos? Este questionamento é o que define os seus desafios para o ano atual. Como a visão pode incluir alguns objetivos distintos, cada um deles precisa ser avaliado neste contexto, o de evolução contínua, para que o patamar atual seja identificado e permita discutir o que deve ser feito no período de 1 ano.
A discussão normalmente gera informações muito relevantes e permite identificar os problemas do dia a dia que dificultam o alcance da meta. Por exemplo, ao se colocar um desafio de vendas, é possível que você identifique que sua equipe é insuficiente, o que naturalmente te força a definir o que precisa ser feito para capacitá-la. Treinamentos, novas contratações ou o investimento em um CRM podem ser alternativas.
No âmbito da operação, a definição de metas levanta sérios questionamentos sobre a capacidade produtiva, tanto em termos de equipamentos disponíveis quanto em termos de capacidade da equipe. Lembre-se: é preciso ser realista e identificar o que pode ser alcançado pela empresa, mas ao mesmo tempo, para garantir que a empresa evolua, é preciso definir um desafio!
Cuidado ao avaliar os problemas mais corriqueiros que têm impacto sobre os resultados estratégicos. Saiba distinguir o que é problema e precisa ser trabalhado através de uma meta daquilo que pode ser resolvido com uma simples ação. Uma boa dica para perceber a diferença é identificar o grau de dificuldade para resolver este suposto problema: se a solução é simples e rápida, provavelmente não precisa ser trabalhado através de uma meta.
Por onde começar?
Nossa experiência tem mostrado que pequenas empresas têm muito pouca familiaridade com controles, mensurações, indicadores, além da gestão por metas. Diante disso, é importante se permitir um prazo de aprendizado para lidar com metas.
É importante começar com desafios mais simples: identifique uma situação indesejada no dia a dia e defina uma equipe para atacar este problema. Escolha um problema que pode ser trabalhado num período mais curto, de 3 meses, por exemplo. Identifique a situação indesejada ligada a este problema. Por exemplo, você pode utilizar o valor gasto com papel em sua empresa, o que normalmente contribui para elevar os gastos com materiais de escritório. Defina com sua equipe um valor a ser alcançado para o gasto com papel e coloque o prazo de 3 meses para alcança-lo. O próximo passo é implantar um quadro informativo onde serão registrados os gastos com papel em cada mês, o que permite à equipe acompanhar a evolução do trabalho.
Reúna a equipe para identificar os fatores que influenciam o gasto com papel. Estão ligados ao consumo do papel? Como o preço tem se comportado? Esta discussão deve gerar algumas ações que deverão ser executadas para se alcançar a meta de gastos com papel.
Este exercício inicial permite à equipe se familiarizar com os conceitos de objetivo, valor e prazo ligados às metas, além de permitir que participem de uma iniciativa que contribui para o resultado da empresa.
Uma vez aprendida a lição, defina novos objetivos, agora um pouco mais complexos, e calcule o valor a ser alcançado para cada objetivo. Não se esqueça: a meta precisa ser desafiadora, caso contrário sua empresa não sai do lugar. O prazo é parte fundamental deste desafio e contribui para alinhar toda a equipe no senso de urgência necessário para o alcance de bons resultados.
Agora é a sua vez, defina as metas deste ano para a sua empresa de acordo com as dicas que coloquei por aqui e se tiver dificuldade , agende com um dos nossos consultores aqui que vamos te ajudar a definir e alcançar estas metas! Até a próxima!
