“De novo?” Essa pergunta provavelmente passa por sua cabeça algumas vezes todos os dias da semana, seja em função de eventos relatados pela equipe, seja a partir da identificação de “probleminhas” por você mesmo na gestão da empresa. Na verdade ela traduz um questionamento maior, referente a qual a melhor forma de eliminar problemas na sua empresa, não é mesmo?
É preciso ter em mente que toda empresa enfrenta problemas todos os dias. O que torna uma empresa mais bem sucedida que outras é o tipo de problema enfrentado: naquelas de maior sucesso, os problemas são mais complexos, porque os problemas mais simples, do dia a dia, foram solucionados em definitivo ou estão sob controle. Neste artigo vamos discutir algumas formas de controlar e eliminar problemas no seu negócio.
O que é problema
De acordo com Vicente Falconi, o problema é todo resultado indesejado. Dessa forma, no dia a dia da empresa, um resultado pior do que o esperado é um problema, assim como uma meta não alcançada é um problema.
Um problema existe a partir do momento em que classificamos a situação presente como insatisfatória. Como exemplo, podem ser chamados de problema o excesso de gastos da empresa, um montante de vendas abaixo do necessário, o atraso na entrega de um produto, uma avaliação negativa atribuída por um cliente ou um acidente envolvendo a equipe da empresa, para citar apenas alguns.
A identificação de situações indesejadas implica na necessidade de o empreendedor focar boa parte de seu tempo em apenas uma coisa: eliminar problemas. O primeiro passo para se controlar rapidamente um problema é implantar controles, o que é feito através de indicadores e de uma rotina de gerenciamento dos resultados diários.
Por que os problemas ocorrem?
Assim como todo resultado é fruto de um processo, um resultado indesejado é fruto de uma ocorrência indesejada no processo. Chamamos esta ocorrência de Causa Fundamental, ou seja, a causa que deu origem ao resultado indesejado.
A existência de fatores que prejudicam o resultado nas diversas etapas de um processo produtivo ou nas etapas de vendas ou mesmo na prestação de serviço, predispõe o processo para a ocorrência de anomalias e contribui para aumentar o risco de atrasos, custos elevados, perda de vendas e até acidentes. Portanto, o objetivo de toda empresa deve ser a busca incessante de causas fundamentais, com o objetivo de eliminar problemas e alcançar bons resultados.
Por que os problemas se repetem tanto?
De acordo com o método PDCA, alguns fatores contribuem para uma frequência elevada de problemas. Dentre os principais, destacam-se:
1- A inexistência de um processo formalizado, que identifique as diversas etapas pelas quais um produto precisa passar ou para a execução de um serviço. Sua equipe conhece de forma clara e detalhada os processos que segue? Caso não conheça, é fundamental estruturar os fluxos prioritários e treinar a equipe em sua execução. São estes processos que viabilizam a entrega em nível constante de qualidade, custo e prazo, ou seja, a rotina do dia a dia de sua empresa.
2- A falta de definição de responsáveis. Com os processos formalizados, todas as etapas têm um responsável definido? É preciso atribuir a execução de cada etapa a apenas UM responsável. Caso contrário, é mais que a etapa não seja executada;
3- A inexistência de Procedimentos. Com processos e responsabilidades bem definidos, cada membro da equipe conhece os resultados esperados, as ferramentas e as atividades necessárias em cada etapa sob sua responsabilidade? Em outras palavras, a equipe conhece os procedimentos operacionais padrão (POP) sob sua responsabilidade? É preciso que não só conheçam, mas também sejam treinados na execução destes padrões. Caso contrário, há grande risco de variabilidade na execução das etapas do processo e onde há variabilidade, há problemas e é preciso eliminar problemas;
4- A falta de definição de metas. Por último, cada Procedimento Operacional Padrão especifica o resultado que precisa ser alcançado? E este resultado está alinhado com as metas de custo, prazo, qualidade e venda de sua empresa? Parece difícil, mas pense o seguinte: uma determinada peça fabricada não pode ter um custo maior ou menor que outra peça igual a ela, em função de uso maior ou menor de matéria prima. Uma situação como essa prejudica a previsibilidade do processo e também compromete o custo total da empresa. Portanto, é preciso definir metas, desde as metas estratégicas (Lucro Total, Receita Total, Custo Total) até as metas padrão, que precisam ser alcançadas no nível operacional e viabilizam as metas estratégicas.
Em geral, todo resultado indesejado tem origem em um destes pontos, mas outros fatores podem contribuir, como a inexistência de controles, problemas de maquinário, a falta de método na condução dos trabalhos, o ambiente inadequado ao trabalho e mesmo problemas com a matéria prima ou insumos, para enumerar alguns.
Para eliminar problemas de forma definitiva, é preciso foco, o que pode ser alcançado com o apoio da equipe e com método em gestão. O apoio de uma empresa de consultoria, além de identificar a forma mais adequada de implantar o método em sua empresa, contribui para que o resultado seja alcançado mais rápido, gerando economia de tempo e dinheiro. O conhecimento do método e as múltiplas experiências adquiridas com sua aplicação em outros contextos certamente vão agregar à sua forma de gestão e aos seus resultados.
