Neste artigo vamos identificar algumas práticas simples, que podem ser adotadas no dia a dia, para sobrar mais dinheiro no seu caixa no final do mês.
O controle do fluxo de caixa é um tema que tira o sono de muitos empreendedores. Em grande parte, a ansiedade tem origem na ausência de um controle com um mínimo de informação que permita saber quanto vai entrar e quanto vai sair de caixa em um determinado período. Não raro, muitos empreendedores enfrentam períodos em que o caixa torna-se apertado, o que obriga a adoção de medidas nem sempre fáceis.
Para que esse assunto não ocupe de forma desproporcional o tempo valioso que o empreendedor dedica ao seu negócio, listamos abaixo algumas medidas simples para ajudar a fazer com que seu negócio tenha mais caixa no final do mês.
Para que um negócio funcione no dia a dia, é importante ter dinheiro no caixa
É importante entender que o funcionamento de todo negócio exige que uma quantia específica de caixa fique sempre disponível para as transações diárias. Seja uma pequena lanchonete, onde uma pequena quantia é utilizada para pequenos pagamentos e até para troco, seja uma multinacional, onde grandes transações são realizadas por meio eletrônico, inúmeros pagamentos ocorrem todos os dias.
A quantia necessária para cada tipo de negócio depende em parte das datas em que os diversos compromissos são agendados e em parte das datas em que os recebimentos de clientes estão previstos. Quanto mais tempo for necessário para receber de um cliente, maior será a quantia necessária em caixa para honrar compromissos com fornecedores.
Controle e Programe suas contas
Por mais que a dinâmica de funcionamento diário dos negócios seja intensa e, em alguns casos, imprevisível, é importante controlar as informações de todas as suas contas, tanto a pagar, quanto a receber.
Datas, valores, quantidade de parcelas, meio de pagamento (boleto, cartão, depósito), todas são informações importantes que precisam ser controladas com um mínimo de detalhe. É importante, por exemplo, saber que boletos de clientes levam cerca de dois dias, após a data de pagamento, até a liberação do dinheiro no seu caixa. No caso de cartões, além do desconto padrão aplicado pelas operadoras sobre o valor transacionado, há um prazo de até 2 dias para liberação dos valores pagos na modalidade débito e de até 31 dias para a modalidade crédito.
Por menores que possam ser, caso não sejam bem controlados, prazos como estes podem atrapalhar sua programação de caixa e não corresponder à expectativa. É importante manter um controle do fluxo de caixa que permita a visualização do melhor dia em que uma conta pode ser programada. Isto ajuda a evitar o agendamento de compromissos com fornecedores em períodos em que não há recebimentos previstos de clientes.
Proteja seu caixa
A programação dos compromissos com fornecedores tem o intuito de garantir que serão honrados sem atraso ou custos adicionais (mora, multa, juros, etc). Uma vez que você tenha feito uma programação, lute para que não seja prejudicada por nenhum gasto imprevisto.
É muito comum que pequenas despesas do dia a dia fujam do controle do empreendedor: gastos com combustível, prestadores de serviço, pequenos reparos, boletos de associações, etc, têm valores pequenos, mas, quando combinados, podem furar toda a sua programação.
É preciso identificar todos os gastos que seu negócio tem gerado e definir um limite, que em alguns casos será ZERO, para garantir que nenhuma despesa adicional será gerada por você e sua equipe.
Uma programação simples e antecipada dos gastos do mês precisa ser compartilhada com antecedência com a equipe, que tem papel determinante no controle das despesas. Qualquer gastos não previsto precisa ser evitado. Caso seja uma necessidade real, procure programar o gasto para um período futuro, que permita uma programação mais detalhada.
Re-avalie suas despesas
É importante manter uma crítica constante sobre as despesas realizadas. Avalie sempre os consumos internos (água, luz, material de escritório, dentre outros), bem como a estrutura utilizada pela empresa (aluguel).
Muitas empresas percebem que utilizam de forma ineficiente os recursos disponíveis. Parte desta ineficiência tem origem em hábitos da sua equipe e precisam ser controlados com medidas simples, em que eles tenham participação constante.
Negocie com seu fornecedor
A oferta de descontos do fornecedor muitas vezes faz com que o volume comprado seja maior e o pagamento seja feito à vista. Esta prática nem sempre é vantajosa para o seu caixa.
Caso o fornecedor seja capaz de entregar em prazos mais curtos, não há necessidade para formação de um estoque no seu negócio. É preciso entender que, para se desfazer do seu estoque, você precisa de tempo, e este tempo, diretamente ligado ao tempo que seu cliente levará para te pagar, tem um custo. É preciso garantir que este custo não supere o % de desconto oferecido pelo fornecedor.
Em alguns casos, é melhor negociar um prazo para pagamento, o que permite maior alinhamento com os prazos do seu cliente e favorece que seu caixa fique mais equilibrado.
Não exagere nos seus prazos
É preciso ter em mente que cada mercado oferece práticas distintas de prazos, tanto por parte de fornecedores quanto de clientes. É importante conhecer estes prazos para evitar que sua empresa adote práticas desvantajosas: aceitar prazos muito curtos junto a fornecedores pode ser tão prejudicial quanto dar prazos muito longos aos seus clientes.
É preciso equilíbrio, o que só é possível com um certo grau de planejamento e controle do fluxo de caixa. Via de regra, seu negócio precisa de um prazo mínimo junto aos fornecedores. Caso os que você conhece não aceitem, talvez seja melhor encontrar fornecedores alternativos. Da mesma forma, existe um limite para o parcelamento para seus clientes. Em alguns casos, abrir mão da venda pode ser mais vantajoso.
Internamente, também é preciso garantir que seus prazos de entrega respeitem um limite: não se pode demorar demais para atender um cliente, assim como atendê-lo a qualquer custo também é inviável.
De forma geral, proporcionar mais caixa em seu negócio depende de controles simples: identificar todos os compromissos e as datas em que estão previstos é o primeiro passo para se ter mais controle. Além disso, como bem disse o professor Vicente Falconi, “custos são como as unhas: é preciso cortar SEMPRE!”.
