Todo negócio é movido por resultado. E a melhor forma de alcançar um bom resultado é mensurar e monitorar seus processos através da estruturação de indicadores, correto? E se eu lhe disser que possuo uma ferramenta excelente para isso?
Pois é isso que o PDCA faz!
Vem comigo! Nesse artigo vamos te ajudar a entender como:
- Classificar metas;
- Definir o método;
- Entender o PDCA;
- Aplicar o PDCA;
Todo empreendedor que comanda seu negócio sabe da dificuldade de gerenciar os processos e fluxos na correria do dia a dia, não é mesmo?
Muito se fala e FAZ na rotina diária de cada negócio, sem dúvidas! Mas, será que essas ações geram resultados? Ou são tarefas que despendem um enorme esforço e quase nenhum resultado?
O esforço não significa nada se ele não gera resultados!! Já pensou nisso?
Pensando nisso preparei um texto cheio de dicas para aperfeiçoar e melhorar o gerenciamento dia após dia no seu negócio, sem deixar de lado os compromissos necessários.
Mãos à obra!
Classificando as metas
O primeiro passo é saber quais resultados você quer atingir.
Normalmente eles são guiados pelas metas. (Se você não possui metas ou não sabe como estabelecê-las, entre em contato com a gente!)
Vamos separar essas metas em dois grupos:
- Metas para melhorar
- Metas para manter (metas padrão)
Metas que visam atingir melhores resultados são definidas como “metas para melhorar”. Exemplo: Reduzir em 5% o custo de produção até dezembro de 2017.
Metas que visam estabilidade são classificadas como “metas padrão”.
Exemplo: Fabricar um produto sempre nas mesmas dimensões especificadas, custo padrão, prazo de entrega padrão, etc.
Classificadas as metas é hora de entendermos como tratá-las.
Para cada tipo de meta, um método.
Definindo o melhor método
Você sabia que “Método” significa caminho?
Métodos são importantes. É através deles que conseguimos mensurar a eficiência do nosso trabalho e processos no alcance de resultados.
Assim o método é o caminho para alcance da meta!
Para as “metas padrão” sugerimos a aplicação do SDCA, que significa Padronizar (Standard em inglês), Fazer, Checar e Agir.
Vou explicar melhor o SDCA num próximo artigo. Caso surja alguma dúvida até lá entre em contato com a Weedu que teremos o prazer em esclarecê-la
O método proposto para as “metas para melhorar” e utilizado por nós na Weedu é o PDCA.
Planejar, Fazer, Checar, Agir.
A união desses dois ciclos SDCA + PDCA é o que chamamos de melhoria contínua.
Você já conhece o PDCA?
Não se preocupe, vamos te contar tudo que precisa saber sobre ele e como melhorar os resultados da sua empresa!
Entendendo o PDCA
Nada mais justo que começar esclarecendo o principal ponto, o conceito por trás do método. O PDCA, basicamente, é um método utilizado para o alcance de metas de melhoria que tem como foco os seguintes passos: o planejamento, a ação, o gerenciamento dessas ações e as ações corretivas se caso houver alguma anomalia nesse processo.
O PDCA ficou famoso no Japão pós 2ª Guerra, sendo colocado como um dos responsáveis pela a ascensão do país e pelo aparecimento de gigantes como a Toyota e o seu sistema de produção.
Apesar de ter ficado famoso no Japão, ele é originário da América e foi desenvolvido por Deming baseado no trabalho de Francis Bacon e Shewart (Pode se orgulhar 
Vamos por etapas:
Planejamento: momento em que todo cuidado é pouco. O ponto mais crítico aqui é compreender a capacidade que a empresa tem para alcançar resultados e defini-los no que chamamos de meta, momento em que se comete a maioria dos erros, ou por definir uma meta inalcançável, ou por definir uma meta completamente abaixo do que a empresa pode entregar.
Ações: é definida na parte de planejamento, basicamente são os passos que a empresa deve dar para se chegar no resultado esperado.
Checar: é o controle das ações estabelecidas. Se estão dentro do planejado ou não.
Agir: são as ações para corrigir o que está fora do planejado.
Você deve estar se perguntado: mas como aplicá-lo no meu negócio?
Aplicando o PDCA
Vamos dividir em: Identificação do Problema, Análise do Fenômeno, Análise do Processo e Plano de Ação.
Figura retirada do Livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do dia a dia”, Vicente Falconi
O primeiro passo é a identificação do problema. Recomendamos que ela seja feita por Brainstorming ou Análise de Lacuna.
Identificado o problema vamos investigar tudo que se relaciona a ele (análise de fenômeno) e suas causas principais (análise de processo).
Uma ferramenta interessante para a análise de fenômeno é a análise de pareto.
Observe o problema sob vários pontos de vista: existe variação do resultado por turno? (tempo) Esses resultados também variam em diferentes locais? (local). Exemplo: defeitos no topo, na base, na periferia da peça. Os resultados são diferentes dependendo do produto, da matéria prima ou do material usado? (tipo) Os resultados são diferentes se a parada é por falha mecânica ou por queima de um motor? (sintoma).
Recomendamos a ida dos responsáveis ao local para observar as características do problema. O modelo Toyota de gestão reforça o que prega o PDCA através do Genchi Genbutsu: tome decisões baseado onde a ação acontece.
Dica de ouro!!!
É importante deixar claro que todas as investigações devem ser baseadas em dados e números experimentados pela empresa. Nenhuma decisão pode ser tomada no “achismo”.
Levantados vários pontos de atuação, vamos a análise de processo.
Existem duas ferramentas muito úteis para essa etapa: Ishikawa (diagrama de causa e efeito) e os 5 porquês.
No Ishikawa, responda a seguinte pergunta “Porque ocorre o problema X?”.
Se quiser saber mais sobre o Ishikawa dá uma olha neste vídeo que fizemos a um tempo atrás:
De todas as possíveis causas levantadas vamos reduzir a causas mais prováveis através de análises de dados e comparativos.
Definidas as principais causas do problema, vamos analisá-las: vá ao local das causas e colete novos dados, analise os dados, teste as causas (sugestão: histogramas).
Caso não haja relação entre o problema e as causas prováveis levantadas, volte no diagrama de causa e efeito e selecione novas causas.
Caso haja, analise se “o bloqueio dessa causa gera efeitos indesejáveis?”.
Se sim, transforme a causa em um novo problema e rode o PDCA.
Se não, você identificou o problema, suas principais causas e está pronto para corrigi-lo.
Para corrigir o problema, trace um plano de ação com os responsáveis sobre as causas principais, propondo soluções e analisando eficácia, tempo e custo.
Aplique o 5W2H através de um cronograma de atividades.
Para ajudar, neste video explicamos mais a fundo como utilizar essa ferramenta para desenvolvimento de plano de ação.
Execute as ações propostas e certifique-se – dia a dia – o cumprimento do cronograma.
Vamos agora verificar, através de dados, os resultados das ações executadas. Cartas de controle, gráfico de pareto e histograma são indicados. Estas rotinas são importantes para acompanhar os resultados e as ações planejadas.
Deve-se analisar dados antes da ação ser implementada e depois para que possamos comparar resultados financeiros, tempo, produtividade, etc. Caso tais ações tenham gerado efeitos secundários, estes devem ser listados (positivos ou negativos).
Se os resultados da ação não forem satisfatórios, analise se todos os passos do cronograma foram seguidos corretamente.
Caso positivo, a solução apresentada foi falha e o plano de ação deve ser novamente analisado.
Se os resultados apresentados foram satisfatórios deve-se padronizar a ação tomada. Padronizada a ação, eduque e treine seus funcionários.
Dica premium!
Alcançado o resultado desejado é importante evitar novos problemas, logo estabeleça um sistema de verificação periódica que permita a coleta de dados em tempo ágil para tomar atitudes que corrijam e melhoram resultados ruins e aperfeiçoe os bons.
Enfim, resultados!
Percebemos então a importância de existir na sua empresa um caminho para metas definido, estruturado e utilizado dia a dia: processos controláveis, ações pontuais, facilitador de tomada de decisões, resultados melhores.
Um bom caminho para o conhecimento do seu processo bem como seu gerenciamento é pedir ajuda de quem tem experiência e resultados nesta metodologia, como nós da Weedu! Já que a execução por conta própria pode tomar muito do seu tempo. E tenho certeza que você busca um resultado imediato, não é mesmo? Entre em contato conosco e solicite um diagnóstico gratuito do seu negócio. Será um prazer implementar essas e outras ferramentas de gestão no seu negócio!
